Организации приближаются к своему цифровому идеалу
В последние несколько лет мы наблюдали, как организации постепенно продвигаются по кривой зрелости автоматизации.
В этом году, когда мы попросили руководителей самостоятельно оценить свою трансформацию, наш анализ выявил ускорение трансформации автоматизации. Руководителей попросили «представить идеальную организацию, преобразованную с помощью интеллектуальной автоматизации», и сравнить свои организации с этим идеалом, оценив их по шкале от одного до десяти (один означает «совсем не близко», а десять — «очень близко»). Результаты этого года показали более значительный скачок в трансформации автоматизации, чем в 2020 году, по сравнению с 2019 годом. Показатель самооценки организации вырос с 4,41 из 10 в 2020 году до среднего рейтинга 5,04 из 10 в 2021–2022 годах. Результаты нашего опроса в 2019 году показали средний рейтинг 4,24.
Хотя средняя организация, наконец, преодолела среднюю отметку в пять баллов, она все еще далека от идеальной организации, преобразованной с помощью автоматизации. Когда мы исключаем организации, пилотирующие интеллектуальную автоматизацию (определяемые как те, у которых меньше десяти действующих автоматизаций), мы видим, что разработчики (11–50 автоматизаций) и масштабировщики (более 51 автоматизации) оценивают себя в среднем на 5,96. Организации, которые продвинулись дальше в своем пути автоматизации, считают себя намного ближе к идеалу.

Рис. 1. Близость к идеальной организации, преобразованной с помощью интеллектуальной автоматизации
Прогресс, достигнутый организациями, впечатляет, учитывая, как быстро развиваются интеллектуальные технологии автоматизации. Хотя представление об идеале может со временем меняться, организации, которые не боятся идти на поводу у цифровых технологий, с большей вероятностью выживут и преуспеют в мире непрерывных технологических изменений.Более широкое использование ряда интеллектуальных инструментов автоматизации, по-видимому, способствует трансформации
В нашей первой публикации из серии Роботы идут, еще в 2015 году только 13 % организаций сообщали о планах повысить уровень автоматизации в ближайшие месяцы за счет инвестиций в RPA. Опрос этого года показывает, что шесть лет спустя технологии RPA и OCR наконец стали массовыми. Семьдесят четыре процента респондентов уже внедряют RPA, а 50 процентов уже внедряют OCR. Организации опираются на успех первых пользователей, и мы видим, как они используют полный набор интеллектуальных инструментов автоматизации. Следом за RPA и OCR наши респонденты сообщили, что ИИ, интеллектуальный анализ процессов и мониторинг процессов являются следующими наиболее желательными новыми технологиями: 46 % планируют внедрить ИИ в следующие три года, за ними следуют 43 % для интеллектуального анализа и мониторинга процессов.

Наш опрос показал, что технологии low-code также находятся на подъеме. В 2020 году 24% респондентов уже внедрили low-code. В этом году этот показатель вырос до 40 процентов. Количество организаций, не планирующих внедрять low-code, сократилось с 47% в 2020 году до всего 30% в этом году. Развитие этих технологий открывает двери для лучшей интеграции человека и машины, что мы подробнее обсудим в главе о развитии под руководством граждан.

Больше преимуществ, больше инвестиций
Использование широкого спектра интеллектуальных технологий автоматизации дает множество преимуществ. Опрос этого года показывает, что организации внедряют интеллектуальные решения для автоматизации, чтобы получить выгоду от повышения производительности, снижения затрат, повышения точности и улучшения качества обслуживания клиентов.

Рисунок 2. Увеличение доходов, снижение затрат и период окупаемости
Снижение затрат остается одним из главных приоритетов многих организаций. Интеллектуальная автоматизация — проверенный способ добиться этого. Внедряя интеллектуальную автоматизацию, организации рассчитывают добиться снижения затрат в среднем на 31 % в течение следующих трех лет по сравнению с 24 % в 2020 году. % по сравнению с 24 % в 2020 году. Один из руководителей финансовых служб, с которым мы беседовали в ходе нашего исследования, сообщил, что радикальная реорганизация процессов и использование нескольких интеллектуальных инструментов автоматизации позволили организации сократить расходы более чем на 70 % в целевой области.

По мере того, как организации продвигаются по кривой зрелости автоматизации, они учатся устанавливать достижимые ожидания. Для организаций, более опытных в области автоматизации, опрос не показал разрыва между ожиданиями и реальностью снижения затрат.

Увеличение выгод от автоматизации повлияло на инвестиции, необходимые для получения этих преимуществ. Наши данные показывают, что средний период окупаемости для тех, кто внедряет интеллектуальную автоматизацию, увеличился с 16 месяцев в 2020 году до 22 месяцев в 2021/22 году. Хотя период окупаемости может быть больше, он все же меньше 18 месяцев, а общая выгода для организации больше. Преодоление барьеров на пути к масштабированию
Каждый год организации, внедряющие интеллектуальную автоматизацию, сталкиваются с препятствиями, которые мешают им полностью раскрыть свой потенциал автоматизации. Основными препятствиями в опросе этого года являются фрагментация процессов, отсутствие четкого видения, недостаточная готовность ИТ и сопротивление изменениям. Это соответствует предыдущим годам. Хотя не существует «быстрого решения» для преодоления этих серьезных барьеров, существуют практические решения.

Рисунок 3. Барьеры для масштабирования интеллектуальной автоматизации
Фрагментация процессов . Незрелые и фрагментированные процессы, которыми трудно управлять с помощью единого потока, были названы в наших последних четырех опросах главным препятствием для автоматизации. Мы ожидаем, что фрагментация процессов останется на первом месте в списке барьеров в течение следующих пяти или более лет, но есть вещи, которые организации могут сделать для решения этой проблемы.
Чтобы сократить фрагментацию процессов, организациям следует применять комплексный подход к автоматизации. Сочетание нового мышления и возможностей (человеческих, собственных и новых технологий) может помочь создать более мощные процессы, обеспечивающие беспрецедентную ценность для заинтересованных сторон (см. главу о сквозной автоматизации).
Чтобы помочь разрушить фрагментацию процессов и обеспечить стандартизацию процессов, организациям следует рассмотреть возможность использования интеллектуального анализа процессов и мониторинга процессов (см. главу об анализе процессов).
Четкое видение . Имея под рукой так много существующих и новых технологий, организациям необходимо иметь видение и стратегию для интеллектуальной автоматизации, чтобы добиться успеха. Каждая пятая организация (22%) не имеет четкого и общепринятого видения интеллектуальной автоматизации, а четыре из десяти (41%) не имеют общекорпоративной стратегии интеллектуальной автоматизации.

Ведущие специалисты по автоматизации должны работать вместе с высшим руководством, чтобы разработать четкое видение и стратегию для всего предприятия. В то время как высшее руководство является одной из наиболее поддерживающих групп заинтересованных сторон автоматизации, стратегия остается недостающим звеном для успешного масштабирования. Надежная дорожная карта, которая устанавливает смелые амбиции, основанные на существующем опыте автоматизации и уроках ведущих пользователей, может помочь использовать возможности автоматизации и снизить риски и ошибки.
Чрезвычайно важно иметь лазерный фокус на том, где организации получают выгоду от интеллектуальной автоматизации, и иметь возможность каскадировать это видение сверху вниз. Без количественной оценки возможностей, предоставляемых интеллектуальной автоматизацией, сложно привлечь всех заинтересованных лиц.
ИТ-готовность : организации по-прежнему в значительной степени полагаются на свои ИТ-функции для использования различных технологий. Хотя наше исследование показывает, что ИТ-подразделения меньше поддерживают стратегию интеллектуальной автоматизации своих организаций, чем некоторые другие группы, 72% либо поддерживают, либо активно поддерживают.

Наличие ИТ-представителей в разговорах об интеллектуальной автоматизации с самого начала может сократить разрыв, который часто существует между бизнесом и ИТ. ИТ-отделам необходимо научиться адаптироваться к новому технологическому ландшафту и понять, что требуется для эффективного внедрения интеллектуальной автоматизации.
Лидеры автоматизации также должны понимать перспективу ИТ. Внедрение новых технологий может повлиять на все, от ИТ-мощностей и навыков до инфраструктуры и многочисленных технологических инициатив в масштабах предприятия, и эти вопросы необходимо учитывать.
Сопротивление изменениям : Наш опрос показал, что служба управления рисками и рабочая сила остаются наименее благосклонными группами заинтересованных сторон в отношении интеллектуальной автоматизации. Тем не менее, сотрудники организаций, которые внедряют и масштабируют автоматизацию, более благосклонны, чем их коллеги в пилотных организациях (52% против 34%), что говорит о том, что образование и положительный опыт автоматизации имеют реальное значение.

Совместное создание интеллектуальной автоматизации и привлечение рабочей силы становится проще с каждым годом. Развитие интеллектуальной автоматизации с низким кодом и под руководством граждан может помочь организациям привлечь и расширить возможности своих сотрудников (см. главу о разработке под руководством граждан).
Лидерство, коммуникация и обучение всегда имели решающее значение для успеха любой программы изменений. Прежде чем перейти к интеллектуальной автоматизации, потенциально затронутые заинтересованные стороны должны понять, что такое автоматизация, «почему» и «как». Наш опрос показал, что более половины (54%) внедряющих и масштабирующихся организаций не рассчитали долю своего персонала, на которую повлияла интеллектуальная автоматизация. Проактивное информирование об изменениях, четко определенных преимуществах и возможностях повышения квалификации может и должно быть сформулировано через различные каналы.
«Направление движения» — сквозная автоматизация
Сквозная автоматизация, на наш взгляд, представляет собой методологию, направленную на предоставление решения по автоматизации для всего процесса, что может включать использование нескольких инструментов. Этот метод автоматизации позволяет организациям получать более значительные преимущества по всей цепочке создания стоимости. С другой стороны, автоматизация задач направлена ​​на автоматизацию отдельных задач — обычно фрагментов сквозного процесса. Самые продвинутые сторонники интеллектуальной автоматизации неуклонно переходят от автоматизации на основе задач к сквозной автоматизации. Результаты нашего опроса показали, что при восстановлении после COVID-19 более 85 % организаций переосмысливают то, как выполняется работа. В этом году мы обнаружили, что 92 % специалистов по внедрению и масштабированию либо уже внедряют сквозную автоматизацию в рамках своей стратегии интеллектуальной автоматизации (44 %), либо планируют внедрить ее в ближайшие три года (48 %). цент).

Рисунок 5. Сквозная автоматизация как часть стратегии интеллектуальной автоматизации
Многие организации начали свой путь автоматизации с базовых инструментов, таких как OCR и RPA, для автоматизации задач в целевых областях, таких как финансовые процессы. Эти инициативы обычно приносили пользу, но вскоре стали очевидны ограничения использования одного или двух инструментов для автоматизации существующих процессов. Затем к набору инструментов добавлялись дополнительные программные инструменты, а также часто вносилась необходимость в перепроектирование процессов.

Данные нашего опроса показывают четкую разницу между теми, кто внедряет автоматизацию в пилотном режиме, и более зрелыми организациями, внедряющими и масштабирующими свои усилия по автоматизации. По сравнению с пилотными организациями последние в три раза чаще пересматривают то, что они делают, и сосредотачиваются на комплексных изменениях процессов и клиентоориентированности.

Организации сталкиваются со многими препятствиями на пути к сквозной автоматизации. Наш опрос показал, что самыми серьезными препятствиями являются трудности интеграции различных решений (62%), отсутствие навыков и опыта (55%) и невозможность изменить бизнес-процессы или методы работы (52%). Сквозная автоматизация как средство от фрагментации процессов
Фрагментарные процессы существуют изолированно; такую ​​ситуацию часто сопровождает мантра: «Вот как мы все делаем». Переосмысление — это радикальный подход к улучшению процессов, который требует сквозной перестройки процессов в соответствии с целями организации. Это также может помочь организациям реализовать более значительные преимущества за счет разработки автоматизированных рабочих процессов на протяжении всего процесса. Респонденты нашего опроса говорят, что, используя комплексный подход к автоматизации, они получают выгоду от упрощения бизнес-процессов, увеличения числа процессов, которые можно автоматизировать от начала до конца, и расширения спектра потенциальных вариантов использования.

Переосмысление вынуждает бизнес-подразделения выйти за пределы своих изолированных рамок, чтобы понять и переопределить, как процессы взаимодействуют друг с другом. Вместо того, чтобы продвигать узкие места вверх или вниз по течению, переосмысление требует сделать шаг назад и пересмотреть всю цепочку процессов: удалить все дублирование, потери и сложности и воспользоваться преимуществами доступных цифровых инструментов, чтобы делать вещи лучше. Путем развертывания междисциплинарных групп, набранных из каждой части организации, где находятся разделы головоломки процесса, и рассмотрения представлений и практик о том, «как мы здесь делаем что-то», организации могут взглянуть на сквозной процесс свежим взглядом.

Интеграция различных решений
Лидеры должны осознавать, что хотя новые технологии открывают новые возможности, это не значит, что чем больше технологий, тем лучше. Каждая технология должна быть подключена. ИТ-отдел должен быть на борту, чтобы обеспечить возможность интеграции новой технологии и ее соответствие общей архитектуре.

Бизнес-функции должны быть первыми в установлении амбиций и определении того, что представляет собой ценность. Частично это включает в себя изучение того, какие инструменты доступны и что возможно. ИТ-отдел должен сканировать технологическую среду, чтобы предлагать инновационные продукты вниманию заинтересованных сторон. ИТ-отдел также должен оценить соответствие потенциальных новых инструментов и опыт, необходимый для внедрения конкретных интеллектуальных технологий автоматизации.

Лучшие советы

Чтобы использовать всю мощь всего набора инструментов автоматизации, организациям не следует останавливаться на реорганизации процессов. Чтобы максимизировать ценность, сквозная автоматизация и переосмысление процессов должны быть компонентами видения действительно преобразованной организации.
Помимо тесного взаимодействия бизнес- и ИТ-команд, организациям следует подумать о совместном размещении своих групп интеллектуальной автоматизации с существующими командами, которые занимаются улучшением и преобразованием процессов.
Команды интеллектуальной автоматизации должны быть подключены к бизнесу, работать в тесном контакте с командами трансформации и быть согласованы с инициативами по улучшению процессов, реализуемыми в каждом отделе. Трансформация, основанная на инсайтах
Интеллектуальные процессы относятся к цифровым инструментам диагностики и управления процессами, которые позволяют организации анализировать данные, чтобы принимать более эффективные решения для преобразования. Он включает в себя анализ процессов, анализ задач, а также инструменты моделирования и управления выполнением с возможностью реинжиниринга и автоматизации процессов для быстрой оптимизации процессов и обеспечения комплексной эффективности затрат, доходов и рисков.

Возможности интеллектуального анализа процессов и мониторинга по-прежнему признаются за ценность и становятся следующими наиболее востребованными новыми технологиями. Когда мы спросили руководителей, какие интеллектуальные технологии автоматизации они планируют внедрить в ближайшие три года, ИИ, мониторинг процессов и анализ процессов возглавили список. По данным исследовательской и консалтинговой компании Gartner, ожидается, что рынок непрерывного майнинга будет продолжать расти на 40-50% в год и превысит 1 млрд долларов в 2022 году.

Рисунок 6. Новые технологии интеллектуальной автоматизации
Что делает процессную аналитику необходимой для достижения бизнес-целей организациями? Наш опрос показал, что, используя интеллектуальные процессы, организации повышают производительность, собирают данные о существующих процессах и улучшают процесс принятия решений.

Интеллектуальные процессы также зарекомендовали себя как инструмент, который увеличивает ценность автоматизации, помогая выбирать процессы с высокой ценностью и устанавливать четкую стратегию соотношения данных и ценности. Наш опрос показал, что 80 % респондентов согласны с тем, что анализ процессов позволяет идентифицировать и квалифицировать более важные процессы.

Хотя 82 % всех респондентов согласились с тем, что использование интеллектуального анализа процессов дает лучшие результаты, чем его отсутствие, только одна из пяти (23 %) опрошенных организаций уже использует его. Чтобы закрыть этот пробел, организациям необходимо преодолеть барьеры, мешающие им задействовать весь потенциал интеллектуальных процессов. Согласно анализу нашего опроса, отсутствие четкого видения, ИТ-подготовки, отсутствие навыков и непонимание возможностей мониторинга были основными препятствиями для внедрения интеллектуальных процессов.

Организации, внедряющие мониторинг процессов, могут использовать его в качестве инструмента трансформации в организацию, ориентированную на понимание. 87% организаций согласны с тем, что мониторинг процессов является ключом к внедрению основанного на данных подхода к непрерывному совершенствованию.

Наш опрос показал, что 63 % респондентов считают, что интеллектуальные процессы ускорили процесс обнаружения и помогли определить варианты использования автоматизации. Еще 30% считают, что это не имело никакого значения, и только 7% считают, что это замедлило или остановило открытие. Для некоторых реальная ценность заключается не в ускорении процесса обнаружения, а в наличии надежных данных, которые можно использовать в бизнес-кейсах для улучшения и автоматизации процессов. Одна организация, с которой мы разговаривали, отметила, что их бизнес-кейсы стали значительно масштабнее после использования аналитики процессов. Другие полагаются на интеллектуальные процессы из-за их способности обеспечивать прозрачность процессов и способствовать стандартизации. Мы видим много параллелей между внедрением интеллектуальных процессов и первыми днями автоматизации. Пилотирование новой технологии и дисциплины в традиционном ландшафте изменений или устаревшей ИТ-архитектуре может оказаться сложной задачей. Чтобы продемонстрировать ценность и рассмотреть вопрос о масштабировании, организациям необходимо иметь правильное руководство, согласовать команды по изменениям с ИТ-отделом и иметь четкую коммуникацию сверху вниз в сочетании с правильным сочетанием навыков обработки данных и бизнес-процессов.

Process Mining может пролить свет на темные данные

Многие лидеры в области автоматизации сталкиваются с проблемой фрагментации процессов, и интеллектуальный анализ процессов может сыграть свою роль в преодолении этой проблемы. Когда интеллектуальный анализ задач и интеллектуальный анализ процессов объединяются, организации могут пролить свет на темные данные, получая при этом эмпирическое и точное представление о том, как выполняется работа. Это может уменьшить вариации процессов, стимулировать мышление, основанное на данных, и позволить руководителям сделать лучший выбор для инвестиций.

Могут ли организации решить проблему фрагментации процессов с помощью интеллектуального анализа процессов?

С помощью интеллектуального анализа процессов и интеллектуального анализа задач организации могут получить более точное сквозное представление о своих процессах. Эта видимость болевых точек, исключений и лазеек в процессах позволяет руководителям предпринимать соответствующие действия для стандартизации процессов. Мониторинг процессов предоставляет руководителям информацию о том, что происходит в их процессах, в режиме реального времени, что позволяет им отслеживать продвижение к желаемому стандартному процессу. Мы считаем, что это поможет предоставить организациям данные и наглядность, необходимые для решения проблемы фрагментации процессов, что, в свою очередь, заложит прочную основу для дальнейшей цифровизации и автоматизации.

Быстрые и адаптивные процессы: «искусство возможного»

Мониторинг процессов — это поток данных в режиме реального времени из систем в централизованную платформу. Результат: бизнес может получить немедленное и точное представление о сильных и слабых сторонах процесса и начать изменяться в сторону более быстрых и адаптивных процессов. Новейшие технологии предоставляют механизм действий для реализации базовой автоматизации исходных систем и платформ. Организации, приступающие к развертыванию платформ интеллектуального анализа процессов, видят в этом эффективный способ переориентировать бизнес, помещая данные в основу рабочих процессов и операций. Это позволяет быстрее и эффективнее принимать решения и ускоряет реализацию ценности.

Связь решает все

Чтобы использовать интеллектуальные процессы для «всегда включенного» мониторинга процессов в режиме реального времени, организациям следует подключить свои цифровые платформы к платформам обработки данных, что позволит осуществлять мониторинг и преобразование в реальном времени. Ведущие поставщики интеллектуального анализа процессов предоставляют готовые коннекторы для ускорения этого процесса. Настало время думать масштабно, чтобы подготовиться к завтрашнему дню.